انتخاب نرم‌افزار حسابداری آنلاین: ۸ پرسش پیش از خرید
رفتن از اکسل یا نرم‌افزار نصبی به نرم‌افزار حسابداری آنلاین تصمیمی است که چند سال با شما می‌ماند؛ عوض کردنش یعنی انتقال دوبارهٔ اطلاعات و آموزش دوبارهٔ همکاران. دمو و صفحهٔ فروش همه‌شان خوب‌اند. این هشت پرسش کمک می‌کند پشت صفحهٔ فروش را ببینید.
۱. دفتر کل دوطرفهٔ واقعی دارد، یا فقط فاکتور صادر می‌کند؟
بعضی ابزارهای «حسابداری آنلاین» در اصل فاکتورساز و دفتر دریافت و پرداخت‌اند. پرسش ساده این است: وقتی فاکتور فروش ثبت می‌شود، سند حسابداری متوازن هم ساخته می‌شود؟ تراز آزمایشی، ترازنامه و سود و زیان از همین اسناد درمی‌آیند یا از جدول‌های جداگانه؟ اگر گزارش‌ها از اسناد نیایند، دیر یا زود با هم نمی‌خوانند.
۲. انبار با حساب موجودی کالا می‌خواند؟
موجودی انبار دو روی یک سکه است: مقدار در انبار، و ارزش در حساب موجودی کالا. نرم‌افزار خوب هر ورود و خروج را هم در انبار و هم در دفاتر ثبت می‌کند و بهای خروج را با روشی مشخص — مثلاً میانگین موزون — حساب می‌کند. بپرسید: جمع ارزش انبار در گزارش انبار با ماندهٔ حساب موجودی کالا برابر است؟
۳. مالیات و عوارض ارزش افزوده جدا ثبت می‌شوند؟
مالیات و عوارض ارزش افزوده دو بدهی جدا هستند و نرخشان با قانون بودجه عوض می‌شود. نرم‌افزار باید هر دو را در حساب‌های جدا ثبت کند، نرخ تاریخ‌دار داشته باشد تا فاکتور قدیمی با نرخ روز خودش حساب شود، و اظهارنامهٔ فصلی را از همان اسناد بسازد.
۴. می‌شود برای هر همکار دسترسی جدا تعریف کرد؟
حسابدار، انباردار، مسئول خزانه و مدیر نباید همه به همه‌چیز دسترسی داشته باشند. بپرسید نقش‌های آماده دارد یا نه، می‌شود نقش را محدودتر کرد، و هر تغییر با نام کاربر و زمانش ثبت می‌شود؟ دفتر رخدادها همان چیزی است که بعد از هر اختلاف دنبالش می‌گردید.
۵. امنیت ورود و نشست چطور است؟
اطلاعات مالی آنلاین است، پس ورود باید جدی گرفته شود: ارتباط رمزنگاری‌شده، نشستی که با بستن مرورگر تمام شود، و خروج مطمئن از همهٔ دستگاه‌ها. این را روی یک رایانهٔ مشترک امتحان کنید: مرورگر را ببندید و دوباره باز کنید؛ هنوز وارد هستید؟
۶. انتقال اطلاعات از اکسل یا نرم‌افزار قبلی چقدر سخت است؟
کدینگ حساب‌ها، مشتریان و تأمین‌کنندگان، کالاها، مانده‌های افتتاحیه و موجودی اول دوره را باید بشود با فایل اکسل وارد کرد — با پیش‌نمایش و خطای هر ردیف پیش از ثبت، نه اینکه نیمی از فایل وارد شود و نیمی نه.
۷. گزارش‌ها چه خروجی‌ای دارند؟
دفاتر و صورت‌های مالی را باید بشود به حسابرس، مدیر یا بانک داد: PDF مرتب با سربرگ برای ارائه، و اکسل یا CSV برای تحلیل. داشبوردی که نقدینگی، مطالبات و بدهی‌ها را یک‌جا نشان دهد هم وقت مدیر را کم می‌کند.
۸. قیمت چطور حساب می‌شود؟
آیا هر ماژول جدا فروخته می‌شود یا همه در یک بسته‌اند؟ با اضافه شدن کاربر یا شرکت دوم چه تغییری می‌کند؟ و مهم‌تر از همه: دورهٔ آزمایشی دارد تا پیش از پرداخت، با اطلاعات واقعی خودتان امتحانش کنید؟
در حسابداری نمو
حسابداری نمو روی یک دفتر کل دوطرفه ساخته شده و هر فاکتور همان لحظه سند متوازنش را می‌سازد. انبار با میانگین موزون و همیشه هم‌خوان با حساب موجودی کالاست، مالیات و عوارض ارزش افزوده با نرخ تاریخ‌دار جدا ثبت می‌شوند، نقش‌های دسترسی آماده و دفتر رخدادها دارد، نشست با بستن مرورگر تمام می‌شود، اطلاعات از اکسل با پیش‌نمایش وارد می‌شود و گزارش‌ها خروجی PDF، اکسل و CSV دارند. هستهٔ حسابداری در هر اشتراک هست، ماژول‌های تخصصی جدا اضافه می‌شوند و کار با دورهٔ آزمایشی رایگان شروع می‌شود؛ جزئیاتش در صفحهٔ قیمت.